Fünf Dinge, um die sich Kini auf dem Weg in HRlab kümmert.
HRlab nimmt jede Bewerbung zu einer bestehenden Stellenanzeige und in seinem eigenen Feldformat an. Kini bereitet jede Bewerbung für dieses Format auf und übernimmt die Zustellung für alle Endkund:innen, die du mitbringst. Jeder Vorteil unten nennt einen konkreten Teil dieser Arbeit.
Bewerbungen auf der richtigen HRlab-Stellenanzeige, in den eigenen Feldern von HRlab
Kini übermittelt jede Bewerbung in das HRlab-Konto der Endkund:innen und verknüpft sie über die ID der Anzeige mit der HRlab-Stellenanzeige. Name, E-Mail, Telefon, Straße, Postleitzahl, Ort, Land, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit füllen die eigenen Felder von HRlab, und das Geschlecht wird in die HRlab-Werte M, W und D übersetzt. Notizen aus der Bewerbung landen in den Kommentaren von HRlab.
Alle PDF-Unterlagen in einer Datei, Lebenslauf zuerst
Kini übergibt HRlab die Unterlagen der bewerbenden Person als ein einziges PDF: zuerst den Lebenslauf, dann das Anschreiben, dann weitere PDF-Anhänge. Würde die zusammengefügte Datei das Größenlimit überschreiten, standardmäßig 10 MB, lässt Kini Dokumente vom Ende dieser Reihenfolge weg, bis sie passt. Dateien in anderen Formaten, etwa Word-Dokumente oder Bilder, werden nicht übertragen.
Der Quellkanal, in HRlab erfasst
Für alle Endkund:innen pflegt Kini ein Mapping von den Kanälen in Kini, etwa einer Jobbörse oder einem Lead-Formular, auf die Kanäle der jeweiligen Kund:innen in HRlab. Jede Bewerbung wird mit dem gemappten HRlab-Kanal übermittelt, sodass die Quelle zusammen mit der Bewerbung in HRlab erfasst ist. Kanäle ohne eigenen Eintrag können auf einen Standardkanal zurückfallen.
Duplikate und fehlende Stellenanzeigen als erwartete Fälle behandelt
Meldet HRlab eine Bewerbung als Duplikat oder findet die Stellenanzeige nicht, für die sie geschickt wurde, erfasst Kini einen erwarteten Fehlschlag statt eines Fehlers, und es folgt kein erneuter Versuch. Haben die Endkund:innen einen Fallback-Job eingerichtet, übermittelt Kini die Bewerbung stattdessen an diesen Job und kennzeichnet die Zustellung als Fallback.
Neue Versuche und ein Zustellstatus für jede Bewerbung
Ist HRlab kurz nicht erreichbar oder antwortet mit einem Rate Limit oder einem Gateway-Fehler, reiht Kini die Bewerbung ein und versucht es später erneut. Eine Bewerbung, die HRlab als ungültig ablehnt, wird als fehlgeschlagen markiert, statt unverändert erneut gesendet zu werden. Jede Bewerbung trägt ihren Zustellstatus, den dein System per Webhook empfangen oder über die API von Kini abrufen kann.
Jedes Feld. Jede Entität.Genau dort, wo es hingehört.
Kini schreibt Bewerbungen über die API von HRlab in HRlab. Jede enthält die Angaben der bewerbenden Person, die Unterlagen als ein einziges PDF und den Kanal, aus dem sie stammt. Die Feldnamen unten sind die, die Kini in der Bewerbungsschnittstelle von HRlab verwendet.
Bewerbungen
Unterlagen und Notizen
Quellkanäle
Jede Bewerbung muss eine bestehende HRlab-Stellenanzeige nennen. Kini übernimmt diese ID aus der externen ID des Jobs in Kini, daher brauchen Jobs für HRlab-Endkund:innen die ID der HRlab-Stellenanzeige als externe ID.
Schritt 1Verbinden
Schritt 2Mappen
Schritt 3Testen
Schritt 4Go-live!
mit deinem Stack funktioniert?
Häufige Fragen zur HRlab Integration.
Wie Bewerbungen in HRlab ankommen, welche Unterlagen und Felder sie mitbringen und was passiert, wenn HRlab eine ablehnt.
Kini sendet Bewerbungen an HRlab. Jede enthält Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Geschlecht der bewerbenden Person, etwaige Notizen, die Unterlagen als ein PDF und den Quellkanal, und sie nennt die HRlab-Stellenanzeige, zu der sie gehört. Kini ändert oder löscht keine Datensätze, die in HRlab schon existieren; es fügt neue Bewerbungen hinzu.
Über die ID der HRlab-Stellenanzeige. Kini liest sie aus der externen ID des Jobs in Kini und sendet sie mit jeder Bewerbung. Findet HRlab diese Stellenanzeige nicht, wird die Bewerbung als erwarteter Fehlschlag markiert oder geht an den Fallback-Job der Endkund:innen, falls einer eingerichtet ist.
PDF-Dokumente, zu einer Datei zusammengefügt. Kini setzt den Lebenslauf an den Anfang, dann das Anschreiben, dann weitere PDF-Anhänge, und hält die Datei standardmäßig bei höchstens 10 MB, indem es Dokumente vom Ende her weglässt. Ist schon der Lebenslauf allein größer, geht die Bewerbung ohne Dokument an HRlab. Dateien in anderen Formaten werden nicht gesendet.
Kini markiert die Bewerbung als erwarteten Fehlschlag mit einem Duplikat-Fehler und versucht sie nicht erneut. Dein System sieht diesen Status per Webhook oder über die API von Kini, und auf deiner Seite ist nichts zu tun. Was HRlab bereits hat, bleibt unverändert, weil Kini nur Bewerbungen hinzufügt und nie bestehende bearbeitet.
Als HRlab-Kanal. Kini pflegt pro Endkund:in ein Kanal-Mapping, das jeden Kini-Kanal, etwa eine Jobbörse, in die ID eines Kanals im HRlab-Konto der Kund:innen übersetzt. Kanäle ohne eigenen Eintrag können einen Standardkanal nutzen. Ohne passenden Eintrag wird die Bewerbung ohne Kanal übermittelt.
Einen API-Key aus ihrem eigenen HRlab-Konto. In HRlab können Kund:innen API-Keys in den Einstellungen anlegen, und Kini speichert den Key nur für diese Endkund:innen. Darüber hinaus müssen die Stellenanzeigen, für die Bewerbungen gedacht sind, in HRlab existieren, und die passenden Jobs in Kini müssen ihre HRlab-IDs tragen.
An ihrem Zustellstatus. Jede Bewerbung zeigt, ob sie HRlab erreicht hat, den Fallback-Job erreicht hat, fehlgeschlagen ist, aus einem erwarteten Grund wie einem Duplikat fehlgeschlagen ist oder noch nicht gesendet wurde. Dein System kann jede Änderung per Webhook empfangen oder den Status über die API von Kini abrufen. Vorübergehende Fehler auf Seiten von HRlab werden automatisch erneut versucht.
Nein. HRlab bleibt das System of Record für Bewerbungen und für die übrige HR-Arbeit, die es abdeckt, von der Personalakte bis zu Zeiterfassung und Vorbereitung der Lohnabrechnung. Kini sitzt zwischen deinen Kanälen und HRlab: Kini bereitet jede Bewerbung für das Format von HRlab auf, stellt sie zu und behält das Ergebnis als Managed Service im Blick.
Kini anonymisiert die personenbezogenen Daten einer Bewerbung 180 Tage nach ihrer Anlage; die Bewerbung in HRlab ist davon nicht betroffen. Daten bei Kini liegen in Frankfurt, und mit Kini lässt sich ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen. Zustellstatus und Kanalzuordnung bleiben nach der Anonymisierung für Reportings verfügbar.
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