Wie Kini Stellen aus Abacus Umantis liest und Bewerbungen dort ablegt.
Abacus Umantis teilt eine Stelle in betitelte Textblöcke auf und führt Bewerber:innen und Bewerbungen als getrennte Datensätze. Fünf Dinge, die Kini mit dieser Struktur macht, vom Lesen einer veröffentlichten Stelle bis zum Ablegen der fertigen Bewerbung.
Extern veröffentlichte Stellen, in den Sprachen deiner Wahl
Kini importiert die Stellen, die Endkund:innen in Abacus Umantis für externe Bewerber:innen veröffentlicht haben, in den pro Endkund:in eingestellten Inhaltssprachen, sofern nicht anders konfiguriert Deutsch (Schweiz). Eine Sprachversion wird nur importiert, wenn die Stelle als auf der externen Website veröffentlicht markiert ist und Text in dieser Sprache hat. So bleiben interne Ausschreibungen außerhalb von Kini.
Stellentext in Abschnitten statt in einem langen Block
Abacus Umantis speichert den Text einer Stelle in bis zu acht betitelten Textblöcken. Kini ordnet sie, vor allem anhand ihrer Überschriften, den Abschnitten Einleitung, Aufgaben, Profil, Benefits und Kontakt zu, bringt sie in diese Reihenfolge und führt jeden als eigenen Abschnitt neben der vollständigen Beschreibung. Bei einer Stelle ohne Textblöcke dient ihre Kurzbeschreibung als Fallback.
Arbeitgeber, Standort und Ansprechperson aus den Verknüpfungen der Stelle
Ist eine Stelle mit einer Niederlassung verknüpft, übernimmt sie deren Namen als Arbeitgebernamen, und nennt die Stelle keinen Arbeitsort, kommen Ort, Straße und Postleitzahl von dieser Niederlassung. Wer als HR-Manager:in mit der Stelle verknüpft ist, andernfalls als Manager:in, wird zur Ansprechperson des Jobs, mit Name, geschäftlicher E-Mail-Adresse und direkter Telefonnummer.
Bewerber:in und Bewerbung so abgelegt, wie Abacus Umantis es erwartet
Kini legt Kandidat:innen in Abacus Umantis zuerst als Person vom Typ Bewerber:in an, mit Anrede, Name, E-Mail, Mobilnummer, Adresse und, sofern der Kanal sie liefert, Geburtsdatum, LinkedIn- und XING-Profil sowie Foto. Danach legt Kini die Bewerbung an, verknüpft mit dieser Person und mit der Stelle, mit Lebenslauf, Anschreiben und weiteren Unterlagen im Anhang.
Die Quelle jeder Bewerbung, in den Begriffen deiner Kund:innen
Kini schreibt den Kanal, aus dem eine Bewerbung stammt, in ihr Quellen-Textfeld, mit Kanalnamen, die sich pro Endkund:in mappen lassen. Wollen Endkund:innen Bewerbungen über Kini unter einem Eintrag aus ihrer eigenen Liste von Bewerbungsquellen sehen, setzt Kini diesen Eintrag zusätzlich als Informationsquelle. So erscheinen sie unter einem Wert, den die Kund:innen bereits verwenden.
Jedes Feld. Jede Entität.Genau dort, wo es hingehört.
Zwischen Abacus Umantis und Kini fließen drei Arten von Datensätzen. Veröffentlichte Stellen kommen als Jobs herein, und jede Bewerbung aus einem angebundenen Kanal geht als Bewerberdatensatz plus eine damit verknüpfte Bewerbung zurück. Die wichtigsten Felder tragen die Attributnamen der Umantis ATS API.
Jobs
Bewerber:innen
Bewerbungen
Abacus Umantis führt Bewerber:innen und Bewerbungen als getrennte Datensätze. Deshalb legt Kini zuerst die bewerbende Person an und danach die Bewerbung, verknüpft mit dieser Person und mit der Stelle.
Schritt 1Verbinden
Schritt 2Mappen
Schritt 3Testen
Schritt 4Go-live!
mit deinem Stack funktioniert?
Häufige Fragen zur Abacus Umantis Integration.
Was Abacus Umantis ist, welche Datensätze Kini damit austauscht und wie Bewerbungen auf Seiten von Abacus Umantis abgelegt werden.
Abacus Umantis ist die HR-Suite der Abacus Umantis AG in St. Gallen, einer hundertprozentigen Tochtergesellschaft der Abacus Research AG. Von 2012 bis 2023 gehörte Umantis zur Haufe Group. Kini verbindet sich mit dem Bewerbermanagement der Suite. Die Software Abacus Human Resources hat ein eigenes Bewerbermanagement und ist ein separates Produkt mit eigener Kini-Seite.
Beide erreichen das Bewerbermanagement von Abacus Umantis, über unterschiedliche Schnittstellen. Diese Integration arbeitet mit der Umantis ATS API, der Schnittstelle, die Abacus Umantis dokumentiert, um sein Bewerbermanagement mit anderen Anwendungen zu verbinden. Die Umantis-Integration von Kini legt Bewerbungen stattdessen über den Umantis SOAP-Import ab und hat eine eigene Seite.
Stellen kommen herein, mit Titel, Stellentext in Abschnitten, Arbeitsort, Gehaltsspanne, Startdatum, Arbeitszeitmodell, Referenznummer und Ansprechperson. Bewerbungen gehen hinaus: Kini legt die bewerbende Person an und danach die damit verknüpfte Bewerbung, mit Lebenslauf, Anschreiben, weiteren Unterlagen, der Quelle und den Antworten auf die eigenen Screening-Fragen eines Kanals als Anmerkungen.
Nein. Abacus Umantis bleibt das System of Record der Endkund:innen: Dort werden Stellen geschrieben und veröffentlicht, und dort werden Bewerbungen gesichtet. Kini liest die veröffentlichten Stellen, damit sie auf weitere Kanäle verteilt werden können, legt die Bewerbungen ab, die diese Kanäle zurückbringen, und betreibt diese Verbindung für dich als Managed Service.
Den Zugang zur Umantis ATS API. Laut Dokumentation von Abacus Umantis muss die API in den eigenen Einstellungen der Kund:innen aktiviert und ihre Nutzungsbedingungen akzeptiert sein, bevor irgendetwas sie nutzen kann. Anfragen von Partnern nach Zugriff auf bestimmte Teile der API werden dort angenommen oder abgelehnt, und der Zugriff lässt sich jederzeit ändern oder entziehen.
Nicht bei Bewerbungen, die Kini ablegt. Über die Umantis ATS API entscheidet das System, das eine Bewerbung anlegt, ob Abacus Umantis seine Willkommens-E-Mail an die bewerbende Person schickt. Kini legt jede Bewerbung mit ausgeschalteter Option an, daher wird die Willkommens-E-Mail für Bewerbungen, die über Kini in Abacus Umantis ankommen, nicht verschickt.
Als Text. Stellt ein Kanal eigene Screening-Fragen, schreibt Kini jede Frage mit ihrer Antwort in das Anmerkungsfeld der Bewerbung, zusammen mit einer Notiz, falls die Person eine hinzugefügt hat. Sie werden nicht als Bewerbungsfragen von Abacus Umantis abgelegt, die die Umantis ATS API pro Stelle als Freitext, Einfachauswahl und Mehrfachauswahl unterstützt.
Abacus Umantis lehnt die Bewerbung ab, und Kini erfasst die Ablehnung mit ihrem Grund als erwartetes Ergebnis statt als fehlgeschlagenen Sync. Ist für die Endkund:innen eine Fallback-Stelle eingerichtet, legt Kini die Bewerbung stattdessen auf diese Stelle ab, sodass die Person trotzdem in Abacus Umantis ankommt.
Auf Seiten von Kini werden Bewerbungsdaten in Frankfurt verarbeitet, also innerhalb der EU, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist verfügbar. Abacus Umantis gibt auf seiner eigenen Website an, in der Schweiz und in Deutschland zu hosten. Kini übergibt jede Bewerbung selbst an Abacus Umantis, sodass niemand in deinem Team Bewerberunterlagen herunterladen, speichern oder weiterleiten muss.
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